Assistant de direction et télésecrétaire : quelles sont leurs missions respectives ?

L’assistant de direction collabore directement avec le cadre dirigeant. Doté de plusieurs qualités et compétences, ce professionnel facilite le quotidien de son supérieur hiérarchique. Pour se délester des tâches administratives courantes de sa société et de l’accueil téléphonique par ailleurs, un chef d’entreprise peut aussi recourir aux services d’un télésecrétaire.

Assistant de direction : une fonction en interne

Le secrétaire ou assistant de direction joue un rôle majeur dans le bon fonctionnement de l’entreprise. Il est chargé de gérer les rendez-vous et les courriers variés de son supérieur hiérarchique. L’assistant est également celui qui organise les réunions du directeur et qui en rédige le compte-rendu. C’est également à ce professionnel qu’incombe la tâche de préparer les dossiers et de rassembler les informations utiles à la prise de décision durant le meeting.

Un assistant de direction organise et supervise également l’ensemble des déplacements professionnels de son supérieur, mais pas seulement ! Jouant le rôle d’intermédiaire, il reçoit, trie et sélectionne les documents provenant des différents services afin de les soumettre au directeur de l’entreprise. Il transmet les dossiers et les recommandations émanant de son supérieur hiérarchique aux services et personnes concernées.

Le secrétariat de direction est une fonction exercée en interne. Ce métier exige entre autres de solides qualités relationnelles, un esprit d’initiative et une grande autonomie. La personne occupant le poste doit également être très bien organisée. Elle doit être à l’aise avec les nouvelles technologies et doit maîtriser au moins deux langues étrangères.

Télésecrétaire : un prestataire offshore

Le service de télésecrétariat permet aux entrepreneurs de disposer d’un secrétaire travaillant à distance. Tout aussi performant et polyvalent qu’un secrétaire classique, le télésecrétaire est à même d’effectuer toutes les tâches principales du métier. Installé à son compte ou salarié dans une entreprise offshore, le télésecrétaire retranscrit les comptes-rendus professionnels et classe les documents selon les besoins de son employeur.

Il gère le planning de l’entrepreneur qui fait appel à ses services et s’occupe également de la gestion des appels. Le télésecrétaire a néanmoins l’avantage de proposer des horaires plus flexibles.

Les avantages de faire appel à un secrétaire externe

Depuis quelques années, les entrepreneurs sont de plus en plus nombreux à faire appel à des télésecrétaires. Cette pratique offre des avantages considérables. Dans les PME par exemple, le recours aux services d’un télésecrétaire permet aux dirigeants de ne pas embaucher plus de salariés, tout en profitant d’une bonne qualité de travail.

Les secrétaires à distance étant généralement payés en fonction des horaires travaillés et des prestations effectués, leur prestation revient moins chère. Les dirigeants se prémunissent des tâches administratives obligatoires dans le cadre d’un recrutement de secrétaire et de l’achat d’un mobilier ainsi que d’un équipement informatique.

Bien choisir son télésecrétaire garantit aux entrepreneurs un travail de qualité. Il est recommandé de prendre en compte un certain nombre de critères de choix. Si le secrétaire à distance travaille à son compte, demandez entre autres ses références, sa spécialisation et ses tarifs. Si le secrétaire travaille dans une entreprise offshore, vérifiez-en la réputation, les avis clients et les tarifs.